Sporočilni sistem sloTENIS

Sistem sloTENIS ponuja administratorjem na lokacijah in administratorjem na tekmovanjih možnost obveščanja uporabnikov oz. igralcev in sicer na dva načina: preko internega sporočilnega sistema sloTENIS in preko emailov.

Da bi lahko administrator poslal novo sporočilo, mora najprej poskrbeti za dve stvari in sicer:

• Ustvariti skupino uporabnikov oz. igralcev
• Za pošiljanje sporočil preko emailov mora vpisati SMTP nastavitve svojega email računa

Kreiranje skupine igralcev

Za potrebe obveščanja administrator vedno ustvari skupino uporabnikov oz. igralcev. Lahko gre npr. za vse igralce v ligi, ki jih potem tokom igranja lige obvešča o različnih zadevah. Lahko si ustvari skupino, ki jo koristi za obveščanje o turnirjih. Administratorji na lokaciji si lahko ustvarijo skupino igralcev, kateri igrajo na njihovi lokaciji in bi jih radi obveščali o začetku sezone, dogodkih na lokaciji, zaprtju sezone, spremembah cen, ipd..

Vsak uporabnik, ki ima določeno vlogo administratorja, ima v meniju Admin na voljo naslednje tri rubrike: Skupine, Sporočila in Email SMTP račun.

Klik na Skupine vas pripelje na seznam skupin v domeni administratorja. Vsak administrator si lahko ustvari eno ali več skupin za obveščanje. Vsaka skupina lahko šteje enega ali več uporabnikov.

Novo skupino ustvarite tako, da kliknete modri gumb Dodaj ob iskalniku po skupinah. Odprlo se bo modalno okno, kamor vpišete zgolj naziv skupine. Naziv naj bo kratek in jedrnat ter seveda pomenljiv.

Poleg naziva določate skupini tudi status, kjer sta na voljo zgolj dve možnosti. Ali je skupina aktivna ali pa izbrisana. Načeloma se brisanje skupine redko uporablja, saj se po večini raje ustvarja ‘večne’ skupine, v katerih se zgolj menjajo (dodajajo ali odstranjujejo) člani (uporabniki, igralci).

Ko je nova skupina ustvarjena, se takoj pokaže na seznamu. Moder gumb prikazuje trenutno število članov v skupini. Takoj, ko ustvarite novo skupino, ta seveda še nima članov in sedaj je čas, da dodate novega člana.

Da boste imeli skozi leta čim manj dela, je zelo pomembno, pametno načrtovanje skupin. Ne sme jih biti preveliko in naj bodo trajne. Trajne v smislu, da npr. ne boste vsako leto ustvarjali nove skupine za ligo (npr. liga 2020, liga 2021, liga 2022, itd.), temveč raje ustvarite eno skupino za ligo, ki naj se imenuje Liga, potem pa iz leta v leto samo menjajte člane v njej (večina članov običajno tako ali tako ostaja istih, zato boste imeli tako bistveno manj dela).

Dodajanje članov v skupino

Zgolj administratorji so tisti, ki lahko v skupino dodajajo nove člane ali brišejo stare. Da bi dodali novega člana, enostavno kliknite na moder gumb s številom članov, kar nas pripelje do trenutnega seznama uporabnikov v skupini.

Novega člana dodamo tako, da kliknemo na modri gumb Dodaj. Odprlo se bo modalno okno, kamor začnemo tipkati ime ali priimek člana, ki ga želimo dodati. Več črk kot boste vpisali, bolj natančno se bo skrčil nabor možnosti za izbor v spustnem seznamu. Ko najdete osebo, ki jo želite dodati v skupino, jo enostavno izberete in potrdite.

Novo dodana oseba se bo nemudoma izpisala na seznamu.

Postopek dodajanja člana v skupino ponavljate toliko časa, da v skupino dodate vse člane. Prvič je nekaj več dela, ampak če boste pametno načrtovali skupine, potem se iz leta v leto skupine uporabnikov zgolj po potrebi posodobijo (nekaj novih članov se doda, kakšnega se izbriše) in to je to.

Brisanje članov iz skupine

Moder gumb v prvem stolpcu ID omogoča urejanje člana skupine.

Ob kliku na ta gumb se vam bo odprlo okno, kjer spremenite status člana skupine.

Preden pošljete na skupino prvo sporočilo, si poglejmo še, kaj je potrebno nastaviti za pošiljanje sporočil preko emaila.

Nastavitve SMTP računa

Privzeto gredo vsa poslana sporočila v Inbox sloTENIS sistema. Če želite, da bo vaša poslana sporočila uporabnik prejel tudi na email naslov, potem morate vpisati nastavitve lastnega email SMTP računa. Ja, to pomeni, da bodo emaili dejansko poslani iz vašega računa in ne iz kakšnega od emailov sistema sloTENIS. To tudi pomeni, da če bo uporabnik odgovoril (Reply) na tako sporočilo, boste vi prejeli odgovor, kar je super!

Nastavitve SMTP računa so sledeče:

• Email naslov: običajno je to isti naslov, s katerim je uporabnik tudi registriran na sloTENIS. Ni pa nujno. Lahko se npr. za obveščanje igralcev uporablja splošne klubski email naslov.
• SMPT strežnik: v kolikor gre za Gmail račun, potem je prava nastavitev ‘smtp.gmail.com’. Pri Siolu je natavitev ‘mail.siol.net’. Če gre za kakšnega drugega ponudnika email storitev, potem pri njih preverite SMTP nastavitve. Običajno boste to našli tudi, če boste malo pogooglali. Da bo jasno, SMTP strežnik = strežnik za odhodno pošto.
• Uporabniško ime: pogosto je ta nastavitev kar enaka email naslovu, ne pa vedno.
• Geslo: geslo za dostop do vašega email računa.
• Varnost: danes se večina emailo pošilja na varen način, ali SSL ali TSL.
• Port: gre za nastavitev, ki je običajno vezana na izbrani varnostni mehanizem. Če gre za SSL, potem je običajen port 465. Preverite pri vašem ponudniku email storitev.

V primeru, da boste za pošiljanje uporabljali Gmail račun, boste morali dve stvari nastaviti v vašem Google računu, da bo zadeva delovala. Najprej boste morali vključiti dostop manj varnih aplikacij do storitev vašega Google računa:

https://myaccount.google.com/security

Potem pa boste morali klikniti še na spodnjo povezavo:

https://accounts.google.com/DisplayUnlockCaptcha

Ko bo oboje urejeno, potem lahko poizkusite poslati testno sporočilo.

Če gre zadeva skozi, potem je ok. Če je kaj narobe, potem niso ok ali vaše SMTP nastavitve ali pa ni vse ok nastavljeno na vašem Google računu!

Ustvarjanje novega sporočila

Prvi korak pri pošiljanju sporočila je, da se samo sporočilo ustvari, v drugem koraku pa se potem izbere, komu in na kakšen način ga želite poslati.

Vsa že poslana sporočila (seznam sporočil) so vam na voljo ob kliku na Admin –> Sporočila. V kolikor niste poslali še nobenega sporočila, potem zadeva izgleda takole:

Da bi dodali novo sporočilo, kliknite na modri gumb Dodaj ob iskalniku po sporočilih. Odprlo se bo modalno okno, kjer sestavite novo sporočilo. Spodaj na sliki je primer, kako lahko izgleda vsebina sporočila.

Za pripravo sporočila vam je na voljo tudi nekaj osnovnih možnosti oblikovanja, v vsebino lahko vstavite tudi povezavo (na stran znotraj sistema sloTENIS ali na zunanjo spletno stran), sicer pa je bistvena vsebina.

Naziv sporočila naj bo kratek in jedrnat, zgolj nekaj besed! Naziv bo viden kot naslov emaila (Subject), tako da si boste lažje predstavljali.

Status na koncu se bo redko uporabil. Privzeto ima vsako novo naročilo status aktivnega. Če bi recimo neko sporočilo že sestavili, potem pa ste si premislili in ga ne bi želeli poslati nikomur, potem bi pri urejanju sporočila lahko popravili status na izbrisano. V drugih primerih se menjava statusa ne uporablja.

Ko je sporočilo sestavljeno, kliknete na gumb POŠLJI. Takrat se bo sporočilo shranilo v bazo, ne bo pa dejansko še poslano nikomur. Bo se pa sporočilo takoj prikazalo na seznamu sporočil:

Pošiljanje sporočila

Ko imate ustvarjeno sporočilo in pripravljeno skupino prejemnikov, potem lahko sporočilo dejansko odpošljete. To storite tako, da ob sporočilu, ki ga želite poslati, kliknete na modri gumb Pošlji zdaj.

Odprlo se bo modalno okno, kjer izberete, komu želite poslati sporočilo in če želite, da se sporočilo pošlje tudi po emailu.

Pri izboru pošlji skupini je v seznamu najprej izpisan naziv skupine, potem sledi v oklepaju število članov v skupini (v našem primeru zgoraj 1 in toliko osebam bo sporočilo dejansko poslano), na koncu pa je izpisan še administrator skupine.

Pri izboru pošiljanja sporočila po emailu pa so stvari zelo jasne, saj lahko administrator izbira zgolj med dvema možnostma, Da ali Ne. V kolikor nastavitve SMTP računa niso opravljene, potem je v bistvu tukaj edina možnost Ne, kar pomeni, da bo sporočilo poslano samo v interni sporočilni sistem sloTENIS, ne pa tudi na emaile članov v skupini.

Ko sporočilo pošljete, lahko v seznamu sporočil s klikom na link v stolpcu Dostavljeno spremljate status pošiljanja sporočila.

Prvi ikona in številka ob njej pove, koliko osebam je bilo sporočilo poslano v interni sporočilni sistem sloTENIS.

Druga ikona in številka ob njej pove, koliko osebam v skupini je bil že posla email. Da ne bi bili označeni kot SPAM pošiljatelji, se emaili pošiljajo postopoma in sicer po 5 mailov naenkrat, vsakih 5 minut. Če sporočilo pošiljate npr. 24 članom v skupini, bo najprej sporočilo poslano prvim petih, potem čez 5 minut drugim petim, še čez pet minut tretjim petim, itd.. Vsega skupaj bo potrebno 5 ciklov, da bodo vsa sporočila poslana tudi po emailu, kar bo trajalo 25 minut. Toliko članov kot je v skupini, približno toliko minut bo torej trajalo pošiljanje. Eni prejmejo email prej, drugi kasneje.

Tretja ikona in številka ob njej pa prikazuje, koliko članov je sporočilo že prebralo. Gre za poseben status sporočila, ki ga nastavi prejemnik sporočila potem, ko sporočilo prebere preko internega sporočilnega sistema. Omeniti velja še, da v kolikor prejemnik sporočila tega označi kot prebranega še preden je bil ta poslan po emailu, potem se email sploh ne bo poslal, ker ni potrebe.

Klik na link razkrije podrobnosti o dostavi sporočil v modalnem oknu:

V našem primeru smo sporočilo pošiljali samo enemu članu v skupini, zato je samo en zapis, sicer bi bil v praksi seveda seznam daljši.

Vsi člani v skupini nemudoma ob pošiljanju sporočila le tega prejmejo v interni sporočilni sistem. Kot že opisano, pa pošiljanje po emailu poteka postopoma. Kot je vidno iz slike zgoraj, se še čaka, da bo uporabniku poslan email. V zadnjem stolpcu Prebrano pa vidimo, da uporabnik sporočila še ni označil kot prebranega. V vseh treh stolpcih se izpiše datum in točen čas spremembe statusa, ko do tega seveda pride.